Tener ventas no siempre significa tener dinero disponible. Una empresa puede facturar mucho, tener clientes y mostrar buenos resultados y, aun así, encontrarse con dificultades para pagar a proveedores, nóminas, impuestos o cualquier otro gasto del día a día.
La razón suele estar en la tesorería de la empresa.
Controlar correctamente cuándo entra y cuándo sale el dinero permite conocer la situación real del negocio, adelantarse a posibles problemas y tomar decisiones con mucha más tranquilidad.
Y no es algo reservado a grandes compañías. Para una pyme o un autónomo puede ser incluso más importante, porque un retraso en varios cobros o un gasto inesperado puede afectar rápidamente a su capacidad para afrontar los pagos.
Por eso, en este artículo vamos a explicar cómo controlar la tesorería de una empresa de una forma sencilla y práctica.
¿Qué es la tesorería de una empresa?
La tesorería refleja el dinero que una empresa tiene disponible para atender sus obligaciones.
Incluye principalmente el dinero existente en:
- cuentas bancarias;
- caja;
- otros medios líquidos disponibles.
Pero hacer una buena gestión de tesorería no consiste únicamente en mirar cuánto dinero hay hoy en el banco.
Lo realmente importante es saber qué dinero va a entrar, qué pagos tendremos que afrontar y cuándo se producirá cada movimiento.
Por ejemplo, una empresa puede tener hoy 15.000 euros disponibles y parecer que se encuentra en una situación cómoda. Sin embargo, si durante las próximas semanas debe pagar 12.000 euros y solo espera cobrar 2.000, la situación cambia considerablemente.
Por eso la tesorería debe mirarse hacia delante.
Beneficio y liquidez no son lo mismo
Esta diferencia es fundamental para entender la situación financiera de cualquier negocio.
Una empresa puede ser rentable y, sin embargo, tener problemas de liquidez.
Imaginemos que realizamos un trabajo por valor de 10.000 euros y emitimos la correspondiente factura. Esa venta puede formar parte de los ingresos del negocio, pero si nuestro cliente paga dentro de 60 días, ese dinero todavía no está disponible en nuestra cuenta.
Mientras esperamos, quizá tengamos que afrontar:
- salarios;
- Seguridad Social;
- impuestos;
- alquileres;
- compras a proveedores;
- suministros;
- cuotas de préstamos.
El negocio puede funcionar bien sobre el papel y, al mismo tiempo, tener dificultades para hacer frente a esos pagos.
De ahí la importancia de controlar no solamente cuánto vendemos, sino también cuándo cobramos y cuándo pagamos.
¿Por qué es importante controlar la tesorería?
La gestión de tesorería permite saber con antelación si tendremos dinero suficiente para afrontar los gastos del negocio.
Evita sorpresas
Conocer los próximos cobros y pagos ayuda a detectar semanas o meses especialmente complicados.
Si sabemos que dentro de un mes tendremos varios pagos importantes, podremos prepararnos antes de llegar a esa situación.
Ayuda a tomar mejores decisiones
Antes de realizar una inversión, contratar personal o asumir un nuevo gasto podemos comprobar cómo afectará a nuestra tesorería.
No se trata simplemente de preguntarnos si podemos pagarlo hoy, sino de analizar cómo quedará el negocio después.
Permite anticiparse a problemas de liquidez
Uno de los grandes beneficios de una previsión de tesorería es detectar problemas antes de que ocurran.
Cuando se descubre una falta de liquidez con varias semanas o meses de antelación existen muchas más posibilidades de reaccionar.
Cómo controlar la tesorería de una empresa
No hace falta convertir el control de tesorería en un proceso complicado.
Lo importante es disponer de información actualizada y mantener una rutina de seguimiento.
1. Registra todos los cobros previstos
El primer paso es conocer qué dinero esperamos recibir.
No debemos mirar únicamente las ventas realizadas, sino las fechas reales en las que esperamos cobrar esas facturas.
Por ejemplo:
Una factura emitida en septiembre pero con vencimiento en octubre debe aparecer como un cobro previsto para octubre.
Esto permite tener una imagen mucho más realista del dinero que estará disponible.
Además, conviene diferenciar entre:
- facturas pendientes;
- cobros recurrentes;
- ventas previstas;
- otros ingresos.
Cuanto más realista sea la previsión, más útil será.
2. Controla todos los pagos
A continuación debemos hacer lo mismo con las salidas de dinero.
Aquí encontramos tanto gastos recurrentes como pagos puntuales.
Entre ellos pueden estar:
- proveedores;
- nóminas;
- seguros sociales;
- alquiler;
- suministros;
- impuestos;
- préstamos;
- seguros;
- compras;
- mantenimiento;
- inversiones.
El objetivo es conocer cuánto tendremos que pagar y en qué fecha.
3. Presta atención a las facturas pendientes de cobro
Facturar no sirve de mucho para la tesorería si las facturas no se cobran.
Por eso es importante disponer de un sistema que permita saber rápidamente:
- qué facturas están cobradas;
- cuáles siguen pendientes;
- cuáles han vencido;
- qué importe tenemos pendiente de recibir.
Cuando esta información se lleva manualmente o está repartida entre diferentes documentos, es mucho más sencillo que algún impago pase desapercibido.
Una revisión periódica de las facturas pendientes puede evitar que un pequeño retraso termine convirtiéndose en un problema.
Haz una previsión de tesorería
Una vez registrados cobros y pagos podemos elaborar una previsión de tesorería.
Su funcionamiento es bastante sencillo:
Saldo inicial + cobros previstos – pagos previstos = saldo previsto
Podemos realizar esta previsión por semanas o meses.
Por ejemplo:
Si comenzamos octubre con 8.000 euros, esperamos cobrar 12.000 y tenemos pagos previstos por 15.000, terminaríamos el periodo con aproximadamente 5.000 euros.
Lo realmente interesante aparece cuando hacemos esta previsión durante varios meses.
De esta manera podemos detectar con antelación periodos en los que el saldo previsto se reduzca demasiado o incluso llegue a ser negativo.
No esperes a tener un problema para mirar las cuentas
Uno de los errores más frecuentes en pequeños negocios es comprobar la tesorería únicamente cuando falta dinero.
En realidad debería ocurrir justamente lo contrario.
La tesorería funciona mejor como una herramienta de prevención.
Dedicar periódicamente unos minutos a revisar:
- saldo disponible;
- cobros pendientes;
- próximos vencimientos;
- pagos previstos;
puede evitar muchos problemas posteriores.
La frecuencia dependerá del negocio. En una empresa con muchos movimientos quizá sea necesario comprobarla prácticamente a diario. En otras puede ser suficiente una revisión semanal.
Lo importante es establecer una rutina.
Cuidado con depender únicamente del saldo bancario
Entrar en la aplicación del banco y comprobar que existe dinero suficiente puede generar una falsa sensación de tranquilidad.
El saldo actual solo nos explica qué tenemos hoy.
No nos dice qué ocurrirá durante las próximas semanas.
Parte de ese dinero puede estar comprometido para:
- impuestos;
- proveedores;
- nóminas;
- cuotas;
- préstamos.
Por eso, para conocer la situación del negocio, debemos combinar el saldo disponible con nuestros cobros y pagos previstos.
Mantén un margen para imprevistos
Las previsiones nunca son perfectas.
Un cliente puede retrasarse en un pago, puede aparecer una reparación inesperada o puede surgir una compra que no habíamos previsto.
Mantener cierto margen de liquidez ayuda a absorber estos imprevistos sin que afecten inmediatamente al funcionamiento del negocio.
La cantidad necesaria dependerá de la estructura, los gastos y la estabilidad de los ingresos de cada empresa.
¿Qué hacer si detectas problemas de liquidez?
Detectar con antelación que nuestra tesorería puede entrar en una situación complicada ya es una ventaja.
Nos permite estudiar alternativas antes de que llegue el vencimiento de los pagos.
Entre otras medidas, una empresa puede revisar:
- los plazos de cobro concedidos a sus clientes;
- las facturas pendientes;
- los plazos negociados con proveedores;
- los gastos que pueden aplazarse;
- las compras previstas;
- las inversiones;
- sus necesidades de financiación.
No existe una única solución válida para todos los negocios. Lo importante es disponer de información suficiente para poder actuar con tiempo.
Utiliza datos actualizados para tomar decisiones
Cuando una empresa crece, gestionar todos estos movimientos mediante hojas sueltas o documentos separados puede convertirse en una tarea complicada.
Clientes por un lado, facturas por otro, contabilidad en otro programa y previsiones en una hoja de cálculo distinta.
Cuanto más fragmentada esté la información, más complicado resulta obtener una imagen clara del negocio.
Disponer de herramientas de gestión permite centralizar buena parte de esos datos y consultarlos de una manera mucho más sencilla.
Además, analizar la evolución de cobros, ventas, gastos y otros indicadores permite pasar de simplemente registrar información a utilizarla para tomar decisiones.
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Controlar la tesorería no debería consistir en descubrir un problema cuando ya ha ocurrido.
La clave está en disponer de información clara, mantenerla actualizada y utilizarla para adelantarnos.
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